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不是只有市值千億的高科技公司才懂得怎麼使用IT來強化自己的競爭力,只要使用者知道自己要什麼,就能讓自己從鄉間走到全球市場。

 


家登精密外部看來是平凡無奇的鐵皮屋。圖片來源/鍾翠玲。

來到樹林縣市交界的工業區一處鐵皮屋搭建而成的廠房,對面是一個大型廢車回收場,你會懷疑這家工廠是生產模具還是零件加工。答案是,對也不對。事實上,成立於1998年的家登精密正是以生產筆記電電腦及汽車模具起家,四年前正式開始生產光罩盒。

「由於是存放、傳送晶圓的裝置,光罩盒具有絕對光滑、無塵、吸震、不搖晃等等需求,從來都是歐美廠商的天下。」可能是晶圓廠也想節省成本,家登精密CIO暨總經理特助陳莊傑說,四年前公司總經理邱銘乾接獲國內晶圓大廠採購部協理的一通電話問到會不會做光罩盒,「不會都要說會,」陳莊傑說,在數次的修改之後,家登精密拿下第一筆訂單。

憑著多項專利以及台灣固有的價格優勢,與Entegris等外商相比約一半的成本讓家登精密得以簽下國內幾乎所有晶圓大廠,也爭取到向來難拿的日本Nippla訂單,現在更跨入12吋晶圓市場。二年前更進一步開始生產半導體小型設備如清洗機、電控設備。

ERP成一大頭痛問題

雖然業績風光,然而家登精密的IT系統卻有個「隱疾」。過去曾導入大陸的企業資源管理系統(Enterprise Resources Management, ERP),產品也有簡單的工作流程(workflow),但是導入廠商不熟悉公司流程,結果系統上線後頻頻發現帳對不起來的情形。陳莊傑回憶說,舊系統ERP的成本帳從來沒有成功過,有一次是總經理「押著」員工一筆一筆將數字輸入系統,每天加班到12點長達一個月才完成結帳。

「資料不對,做可行性分析都不準。」他說,因為不信任ERP,為了安全起見,家登精密退回到最傳統的方式--人工輸入Excel—來結帳。汰換ERP乃勢在必行。

小公司用大軟體

但該換成哪一套呢?候選名單從鼎新T-top到Oracle都有。老闆其實很有心要E化,和晶圓廠打交道過程中,家登發現客戶用的都是SAP,而且根據他在EMBA課堂上學到,使用國際軟體的系統有助於公司未來成長後擴充容易,屆時不必再換系統。他本身即有意採用這家德國公司的ERP軟體。


光罩盒及模具射出裝置。圖片來源/鍾翠玲。

但公司內部反對聲音不斷,認為作為一間營收僅二億的公司,沒有必要,也負擔不起國際性軟體。總經理上課的EMBA老師還為此開了一堂課,由全班為該不該導入SAP進行表決。結果全班一致反對,理由是SAP不是容易導的系統,尤其ERP使用者往往派助理來上課,但他們並不了解公司進貨、發料、盤點等流程,流程設計不良情況下,ERP就難以發揮應用的管理功能。而家登MIS沒有導入經驗,主要使用者也不會用,「他們都說上了SAP一定會掛掉。」

不過在總經理堅持之下,家登精密還是決定導入SAP R/3。「那時還有某廠商sales打電話來說,『看你們資本額,我想你們用我們中小企業版ERP就好了,』」陳莊傑說,「聽完我氣得立刻掛掉電話。」

由於之前導入的ERP問題起因於無法於流程結合,因此這次,家登特別看重顧問廠商能不能開出完整的規格。同時,公司也希望能找一個具有工廠管理經驗的技術人員主導SAP的佈署。曾經任職過神達集團的陳莊傑也是在那時被聘請進家登。

2007年三月,家登在東捷資訊協助下,導入SAP銷售與配銷(SD)、物料管理(MM)、生產規劃(PP)、財務會計(FI)、成本控制(CO)等五個模組。

資料正確第一


家登精密特助陳莊傑。圖片來源/鍾翠玲。

Garbage in, Garbage out,這就是帳對不起來的原因,因此從導入開始第一天,陳莊傑就要求每一筆輸入都要清清楚楚。首先,為了物料資料的準確,該公司將料號全部更新,避免原有料號長短不一、與製程無關的問題。

在結帳流程方面,為了確保ERP每天都能更新資料,因此該公司採取成本日結、日盤。「我也問生產經理手上經手哪些報表?」他舉例,最少程度,工廠一開門就有預計進料表、然後有工單排程、預計出貨排程三種報表。

日結部份,需要每天檢查所有INPUT,每天開會立即解決問題,一旦有問題就要挖帳。月結部份牽涉到供應商發票開立。他解釋,因為有些供應商每月都會多次送貨,為了方便作業,會到月底才依次開立一張發票,但是這樣會影響月結作業,因此他要求採購單位應該根據ERP上的預計進料表,只要供應商不再供貨,就請他立即開發票結案,不要拖到月底。「如果你不每一次交易都先紀錄,等到月底,你一定都不會記得。」

雖然使用者抱怨十分枯燥無聊,但他十分堅持報表對企業管理的重要性:「唯有實體好,系統才會好。」


陳莊傑並且強調,不論是結帳或系統導入,都需要專案領導人熟悉所有帳務流程才會成功。他表示,許多台灣中小企業總是交貨第一,流程再說,然而日本公司則是執守規矩一步步前進,才能確保品質,他說,「流程不清楚,往往是本地許多ERP導入失敗最大原因。」

「就系統功能而言,SAP可以有效支援紀錄(record),但是帳務系統組態(configuration)很複雜,唯有熟悉流程及帳務的人才能指揮導入廠商建置完成。」

為此,陳莊傑自己畫了100張流程圖,其中有75張是全新、不包含在SAP的流程圖。導入第二周開始後每天召開ERP會議,以便修改流程。在人力方面也極端節省;陳莊傑解釋,導入SAP ERP 一開始會有很多小程式要寫,一般來說,需要5到6個MIS人員導入(工單/配銷/財務/會計/庫存 5大模組及主機管理)。但家登只動用到三個人,包括身為CIO的陳莊傑本身,包辦工單、生產規劃模組、物料管理模組的導入,連程式也自己寫。

清楚掌握流程


使用者一定要很了解自己的流程,否則ERP不可能導成功。
---家登精密特助暨CIO 陳莊傑。

由於清楚流程、並親自監督動手,過程中省下不少顧問人力費用,自然壓低整個專案的費用。

 

「等顧問做時間會來不及,自己來才能解決問題,」他說。同時,為了確保未來的擴充,也預先畫好流程請東捷的顧問測試完成。「在顧問還熟悉你的系統時,請他修改測試等等都會比半年、一年來他再來容易得多,顧問費用也能降低。」他補充。

從導入到會計驗收,這個專案前後僅五個月就告完成。當然陳莊傑肯定SAP系統對製造體系的支援,但他指出,既有的產業知識、導入前的準備、以及導入時使用者介入乃是任何ERP導入案不可或缺的因素。

管理營運的基礎


數百萬打造的光罩盒生產無塵室。圖片來源∕鍾翠玲。

2007 年七月,SAP R/3上線。結帳時間可從七天縮短至半小時,而且設定於二個月內正確結出成本帳且目前已達成目標,成本帳會計師稽核下結算無誤,產出的報表也能準確提供企業主經營之用。對任何ERP導入案來說,家登精密的案子都可謂成功。

現在ERP可支援配合家登日結、日盤的要求,生產線的主管每日上班第一件事就能看到昨日備料、進出貨資料。老闆也可以拿著管理報表做預測。由於天天都是有更新的數字,那麼導入BI(商業智慧)分析才會有策略上的意義。更重要的是,公司治理的問題,「帳對了,要做內控內稽也就容易了。」陳莊傑說。

由於和客戶導入同樣系統,另一好處是對帳方便,而且知己知彼,有時還能避免客戶不合理要求。「有些大客戶常常會有較不合理的交貨條件要公司配合,這樣常常會把ERP帳務系統搞亂,但是因為大客戶也是上SAP , 所以我們理直氣壯跟客戶說,『SAP無法處理不合理的流程,貴公司也是用SAP 管理的好公司,應該知道怎麼做才對!』」他笑著說。

配合業務的擴展,家登精密已有長遠的資訊系統建構藍圖。首先,在台灣廠區導入成功後,家登預計將ERP軟體擴充到大陸;此外,也規劃了PDM、PLM和BI系統的導入。今年,一家向來不看五百萬資本額美元以下供應商的國際級客戶,在看過家登的IT規劃以及員工福利(如滿一年公司全額補助旅遊、優秀員工配股等)、公司管理、員工訓練、稽核、品保等等措施,竟評定合格,並首度破例簽下家登(約二百萬美元)成為全球資本額最小的供應商,這項認可連同後續的訂單,可望使今年整體收營收突破四億台幣。

擁有光罩盒、儲存設備的專利技術,讓家登精密得以獲得國內半導體大廠的認可,而良好的IT支援,則進一步讓他們更確實從事營運管理,從郊外鐵皮屋一躍跨入全球市場。回顧之前以及未來的IT系統導入,陳莊傑認為,產業知識乃是最重點,同時企業必須掌握主導權。「使用者如果自己不了解自己要什麼,廠商也沒法子替你做到。」

Posted by firekou at 痞客邦 PIXNET 留言(3) 引用(0) 人氣()


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留言列表 (3)

Post Comment
  • firekou
  • 這一篇剛好有說到 公司內帳務的問題 結帳和 SAP導入的時候會遇到的問題<br />
    <br />
    正好來檢驗之前我那個很蝦的公司<br />
    <br />
    脹務不明 更不用說整個流程的改善<br />
    <br />
    而這篇文章中要求不再進貨 即要求發票<br />
    <br />
    單單這一行 我可以想像的出 那其他的合作廠商 是怎麼哇哇叫了<br />
    <br />
    雖然我的那家公司營收只有在幾百萬 根本用不到ERP的導入<br />
    <br />
    或是說 要導入也只有SAP的精簡版<br />
    <br />
    文章中的範例 雖然有一點像是 SAP的宣傳範例<br />
    <br />
    不過也提供了一個自身經驗的良好對照<br />
  • peter1975012
  • 蠻喜歡您的文章^^
  • ERP興趣者
  • 請問這位CIO(陳先生)目前在何處任職?

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